Chuyển nhanh tài liệu văn bản sang dạng thuyết trình

Sắp đến lúc bạn phải thuyết trình rồi, vậy mà hiện tại trong tay bạn vẫn chưa có tập tin thuyết trình, chỉ có một tập tin văn bản đã soạn. như vậy làm sao có thể sử dụng phương tiện trình chiếu để chiếu lên màn hình từng nội dung cần minh họa? nếu bạn cứ tiến hành theo cách thông thường (tức là mở power point lên rồi soạn từng ý dựa theo văn bản word) thì rất mất thời gian, cho dù bạn có dùng cách copy/paste. thủ thuật nhỏ sau đây sẽ giúp bạn chuyển từ dạng văn bản sang dạng thuyết trình một cách nhanh chóng mà vẫn bảo đảm chuẩn, đẹp và đúng ý.

Đầu tiên bạn mở Power Point lên, vào menu File > Open. Trong mục File of type,   bạn chọn All Files rồi mở file Word đã soạn sẵn. Sau khi mở ra, các ý trong bản thuyết trình rất lộn xộn, mỗi gạch đầu dòng đều được đưa vào một slide.

Công việc tiếp theo của bạn là đưa chúng vào đúng chỗ. Bạn vào menu View > Normal, chọn kiểu hiển thị Outline. Với mỗi ý thuộc ý nhỏ trong ý lớn, bạn bôi đen các ý nhỏ rồi nhấn Tab, các ý nhỏ sẽ được đưa vào cùng slide với ý lớn ở trên. Với các ý nhỏ hơn, bạn nhấn tiếp phím Tab để chúng về đúng vị trí. Tuy nhiên kích thước chữ vẫn chưa được khớp với slide (nhiều chữ chạy ra ngoài slide). Bạn qua khung soạn thảo, tìm nút AutoFit Options, bạn nhấn vào đó và chọn AutoFit Text to Place Holder. Lúc này các chữ sẽ tự động chỉnh kích cỡ cho phù hợp với slide. Trong trường hợp chữ quá nhỏ (do có quá nhiều chữ trong một slide), bạn nên đưa một số ý sang slide sau.

Bạn làm tương tự như vậy cho các slide còn lại. Riêng các ảnh minh họa trong  văn bản, Power Point sẽ không tự động đưa vào. Bạn copy các ảnh này bên file Word rồi dán vào các vị trí phù hợp trong bản thuyết trình.

Công việc tiếp theo của bạn là đọc lướt lại các slide để bỏ bớt các ý thừa và sửa lại các lỗi chính tả, câu văn. Bạn vào menu Format > Fonts để định dạng lại font chữ trong các slide; Format > Bullets and Numbering để định dạng lại kiểu gạch đầu dòng và đánh số thứ tự các đoạn; Format > Alignment để canh lề cho chữ; Slide Show > Custom Animation để thêm các hiệu ứng cho chữ; Slide Show> Slide Transistion để thêm hiệu ứng chuyển cảnh giữa các slide.

Bạn vào tiếp menu Format > Slide Design để chọn khuôn mẫu phù hợp với nội dung thuyết trình. Cuối cùng bạn kiểm tra lại toàn bộ rồi lưu vào đĩa để chuẩn bị thuyết trình.

Ghi chú:

- Nếu văn bản có các ý được bố trí sẵn theo kiểu gạch đầu dòng thì việc chuyển qua dạng thuyết trình rất nhanh. Trong các trường hợp khác thì bạn phải chỉnh lại ý cho phù hợp.

- Bạn nên sử dụng thành thạo chế độ soạn thảo Outline của Power Point. Việc này sẽ giúp bạn soạn các silde nhanh hơn và bố trí các ý khoa học hơn.

- So với cách đọc từng ý rồi copy/paste thì cách nói trên sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mà vẫn bảo đảm đúng khuôn dạng, cách trình bày.

TẠ XUÂN TRƯỜNG - truongtx8@gmail.com

loading...